FinCoreFlow — tietosuojaseloste

1. Palveluntarjoaja ja selosteen soveltamisala

FinCoreFlow-palvelua ylläpitää FIN CORE FLOW (PRIVATE) LIMITED, B 431-1, ST. Capt. Nasir, Mohallah. Shah Hussain, Gujrat, Pakistan. Lähetä tietosuojakysymykset ja tilin poistopyynnöt osoitteeseen privacy@fincoreflow.com.

Seloste koskee Android- ja iOS-sovelluksia, yritysten työtiloja ja niihin liittyviä verkkosivustoja. Määrittelemme tilien hallinnan, palvelun turvallisuuden ja oman asiakastukemme tietojen käyttötarkoitukset. Yrityksesi tai kirjanpitäjäsi määrittelee toimittamiensa liiketoimintatietojen tarkoitukset; käsittelemme niitä pyydetyn palvelun tuottamiseksi. Ota yhteyttä myös kyseiseen yritykseen, jos pyyntösi koskee sen hallitsemia tietoja.

2. Käsiteltävät tiedot

Käsittelemme nimeä, työsähköpostia, annettua puhelinnumeroa, käyttäjätunnistetta, yritystietoja, jäsenyyksiä, rooleja, käyttöoikeuksia, kirjautumislinkkejä, istuntotunnisteita sekä palvelun käyttöoikeuksiin ja pakettiin liittyviä tietoja.

Valitsemasi kuvat, PDF-tiedostot ja muut tuetut asiakirjat sekä niistä luetut tekstit, toimittaja- ja asiakastiedot, verotunnisteet, päivämäärät, summat, valuutat, rivit, ALV-tiedot, tilikoodit ja kirjanpitotiedot kuuluvat käsittelyyn. Asiakirjoissa voi olla muiden henkilöiden tietoja. Toimita vain tietoja, joiden käyttöön sinulla on oikeus.

Käsittelemme myös kysymyksiä, vastauksia, tukipyyntöjä, tuettuja liitteitä, hyväksyntöjä ja muutoshistoriaa. Teknisiin tietoihin kuuluvat pyyntö- ja istuntotiedot, hosting-palvelun käsittelemät IP- ja verkkotiedot, laite- ja selaintiedot, virheet, aikaleimat ja operatiiviset tapahtumat. Säilytämme myös IP-osoitteiden tiivisteitä tunnistautumisyritysten lokissa sekä soveltuvien toimintojen IP-osoitteita ja user-agent-tietoja sovelluksen tapahtumalokissa. Säilytyksessä noudatetaan jäljempänä olevaa kohtaa 10.

Sovelluksen luoma laitetunniste on välttämätön mobiilikirjautumisessa ja istuntojen hallinnassa, ja se kerätään myös silloin, kun push-ilmoitukset ovat pois käytöstä. Luotu tunniste ei ole mainostunniste. Jos otat push-ilmoitukset käyttöön, käsittelemme lisäksi ilmoitustunnistetta, käyttöjärjestelmää, lupatilaa, kielialuetta ja aikavyöhykettä.

3. Tietojen lähteet ja laiteoikeudet

Tietoja saadaan sinulta, yrityksen valtuutetuilta jäseniltä, kirjanpitäjältä sekä käyttöön otetuista asiakirjalähteistä. Sähköposti-, Google Drive- tai Microsoft OneDrive -tuonti välittää valitut asiakirjat ja lähdetiedot, jos integraatio on käytössä. Yhteyden tunnisteita ja oikeuksia käytetään integraation toimintaan, ei puhelimen tiedostojen tai sähköpostin rajoittamattomaan lukemiseen.

Kameran tai kuvakirjaston oikeutta pyydetään valitessasi kyseisen toiminnon. Tiedostotuonti käyttää laitteen tiedostovalitsinta. Sovellusta ei ole suunniteltu keräämään yhteystietoluetteloa, mikrofonitallenteita, tarkkaa GPS-sijaintia tai mainostunnistetta. Näitäkin henkilötietoja voi kuitenkin esiintyä toimittamassasi asiakirjassa.

4. Käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet

Tietoja käytetään kirjautumiseen, käyttöoikeuksiin, asiakirjojen käsittelyyn, kirjanpitoon ja raportteihin, kirjanpitäjäyhteistyöhön, pyydettyihin ilmoituksiin, palvelun käyttöoikeuksien hallintaan, tukeen sekä väärinkäytösten ja toimintavirheiden selvittämiseen.

Kun laki edellyttää käsittelyperustetta, tilin ja palvelun hallinta voi perustua sopimukseen, turvallisuus ja vianmääritys oikeutettuun etuun ja säilytys lakisääteiseen velvollisuuteen. Suostumusta käytetään valinnaiseen käsittelyyn silloin, kun laki sitä edellyttää. Yritystietoja käsitellään yrityksen ohjeiden ja palvelujärjestelyjen mukaisesti. Laitteen käyttöoikeus ei ole yleinen suostumus tietojen muihin käyttötarkoituksiin.

5. Tekstintunnistus, tekoäly ja korjaushistoria

Valitut asiakirjat lähetetään palvelimelle. OCR-työnkulku voi välittää sisältöä Microsoft Azure Document Intelligence -palvelulle ja käyttöön otetulle Azure OpenAI -palvelulle tietojen poimintaan tai luokitteluun. Tulokset ja tarkastustiedot palautuvat työtilaan. Koko OCR- tai kirjanpitoprosessia ei suoriteta puhelimessa.

Tunnistus ja tiliehdotukset voivat olla virheellisiä. Valtuutetun käyttäjän tulee tarkastaa lähdeasiakirja ja vahvistaa kirjanpitotoimi. Korjaushistoria ja opitut tiliehdotukset liittyvät yrityksen työtilaan. Tämä seloste ei anna lupaa käyttää asiakkaan asiakirjoja tai korjauksia muiden asiakkaiden yhteisen mallin kouluttamiseen. Erillinen koulutusohjelma edellyttäisi omaa määriteltyä soveltamisalaa, tiedottamista ja laillista perustetta.

6. Tietojen vastaanottajat

Yrityksen valtuutetut jäsenet, nimetyt kirjanpitäjät ja palvelua tukevat FinCoreFlow-henkilöt saavat tietoja oikeuksiensa ja tehtäviensä mukaisesti. Yritystiedot ja osa tukipyynnöistä näkyvät työtilan valtuutetuille ylläpitäjille ja kirjanpitäjille. Työtilan tukikeskustelua ei pidä olettaa yritykseltä yksityiseksi. Käytä tietosuojan yhteysosoitetta yksityiseen oikeuspyyntöön.

Palveluntarjoajat tukevat hostingia, tietokantaa, tiedostotallennusta, OCR/AI-käsittelyä, sähköpostia, valinnaisia ilmoituksia ja diagnostiikkaa. Toteutus sisältää Vercelin, Neonin, Microsoft Azuren, Resendin, puhelinvarmennukseen käytettävän Twilion, Expon ja Applen/Googlen ilmoitusinfrastruktuurin sekä Sentryn ja PostHogin asianomaisissa käyttöön otetuissa poluissa. Kaikki eivät saa jokaista asiakirjaa tai tietoluokkaa: OCR vastaanottaa käsiteltävän asiakirjan, ilmoituspalvelu toimitustunnisteen ja ilmoitussisällön.

Tietoja voidaan luovuttaa myös lain vaatimuksesta tai petosten, tietoturvapoikkeamien ja oikeusvaateiden käsittelemiseksi. Viedessäsi tai jakaessasi tiedoston valitsemasi sovellus tai vastaanottaja saa kopion omien käytäntöjensä mukaisesti. Tarkastetussa mobiilisovelluksen riippuvuusluettelossa ei ole mainos- tai mainosseuranta-SDK:ita.

7. Kansainvälinen käsittely

FinCoreFlow toimii Pakistanista ja käyttää kansainvälisiä infrastruktuuripalveluja. Tallennuspaikka, etätuen sijainti ja palveluntarjoajan käsittelypaikka eivät välttämättä ole sama asia. Seloste ei lupaa kaiken käsittelyn pysyvän Suomessa, EU:ssa tai yhdessä maassa.

Jos laki edellyttää kansainvälisen siirron suojatoimia, asianmukaista siirtoperustetta ja palvelujärjestelyjä on sovellettava. Pyydä omaa palveluasi koskevia lisätietoja tietosuojan yhteysosoitteesta. Palveluntarjoajan ohjelmiston käyttö ei osoita sertifiointia, EU-edustajan nimeämistä tai allekirjoitettua siirtosopimusta.

8. Tiedot laitteellasi

Istuntotunnisteet ja työtilan välimuisti käyttävät laitteen suojattua tunnistesäilöä. Odottavat asiakirjat tallennetaan SQLCipher-salattuun paikalliseen tietokantaan, jonka avain on suojatussa säilössä. Lähetysjono on käyttäjä- ja yrityskohtainen.

Odottava tai epäonnistunut asiakirja voi säilyä uudelleenyritystä varten myös uloskirjautumisen jälkeen. Jonon asiakirjasisältö tyhjennetään, kun sovellus havaitsee palvelinkäsittelyn onnistuneen tai poistat odottavan kohteen. Jonon metatietoja voi jäädä. Kaikki väliaikaistiedostot eivät ole salatussa jonossa: kamera, tiedostovalitsin, rajaus ja katselu voivat luoda sovelluksen tai käyttöjärjestelmän hallitsemia tilapäisiä kopioita.

Alkuperäisen PDF:n avaaminen voi ladata tilapäisen kopion ja avata laitteen jakovalikon. Sovellus yrittää poistaa oman kopionsa toiminnon päätyttyä. Muualle tallentamasi tai jakamasi kopiot eivät poistu FinCoreFlow-tilin poistamisen tai uloskirjautumisen yhteydessä. Suojaa laitteesi erityisesti yhteiskäytössä.

9. Ilmoitukset, evästeet ja diagnostiikka

Push-ilmoitukset ovat valinnaisia ja ne voi poistaa käytöstä sovelluksessa ja laitteen asetuksissa. Tilin palveluviestit ja sovelluksen sisäiset työmerkinnät ovat erillisiä push-luvasta.

Verkkokirjautuminen käyttää välttämätöntä istuntotallennusta. Jos palvelut on määritetty käyttöön, PostHog käsittelee valittuja verkko- ja palvelintapahtumia ja Sentry diagnostiikkaa. Natiivin mobiilisovelluksen riippuvuusluettelossa ei ole näitä SDK:ita, mutta mobiilipyynnöistä voi syntyä palvelindiagnostiikkaa ja operatiivisia tapahtumia.

PostHogin verkkosivustoasetuksissa tapahtumien automaattinen keräys, automaattiset sivun katselu- ja poistumistapahtumat sekä istuntotallennus on poistettu käytöstä. Erikseen toteutettuja verkkosivuston tapahtumia ja palvelinpuolen tapahtumia voidaan silti lähettää.

Kun verkkoanalytiikka on määritetty käyttöön, PostHog voi päätellä IP-osoitteestasi likimääräisen sijainnin analytiikkaa varten myös mobiilisovelluksesta avatuilla verkkosivuilla. Kyse on IP-osoitteesta päätellystä karkeasta sijainnista, ei GPS-sijainnista.

Kun Sentryn selaindiagnostiikka on määritetty käyttöön, se voi tallentaa otoksen istunnoista, joissa ilmenee virheitä. Tämä virheistuntojen toistotallennus on määritetty peittämään tekstit ja syötteet sekä estämään mediasisällön tallennus. Se on erillinen PostHogin käytöstä poistetusta istuntotallennuksesta eikä ole natiivin mobiilisovelluksen istuntotallennusta. Kaikkea telemetriaa ei kuvata anonyymiksi tai tunnisteettomaksi.

10. Säilytys ja tilin poistaminen

Verkkosivuston yhteydenotto ei edellytä käyttäjätiliä. Käytämme antamiasi yhteystietoja ja viestejä asian käsittelyyn, sen osoittamiseen valtuutetulle henkilöstölle ja siihen liittyvän asiakassuhdehistorian säilyttämiseen. Yksityinen linkki antaa pääsyn keskusteluusi; pidä se luottamuksellisena. Yhteydenotto ei ole markkinointitilaus. Suljettujen, asiakkuuteen johtamattomien yhteydenottojen poistotarve arvioidaan 12 kuukauden jälkeen. Kyse on arviointiajankohdasta, ei lupauksesta automaattisesta poistamisesta. Asiakkuuteen liittyviin tietoihin sovelletaan asiakkaan tietojen säilytyskäytäntöä. Voit pyytää tietojen tarkastamista, korjaamista tai poistamista osoitteesta privacy@fincoreflow.com ilman käyttäjätiliä. Varmistamme pyynnön ja arvioimme tietojen mahdollisen jatkuvan lainmukaisen säilytystarpeen ennen toimenpiteitä.

Pyrimme kuittaamaan tietosuoja- ja tilin poistopyynnöt kolmen kalenteripäivän kuluessa niiden vastaanottamisesta. Kuittaus ei tarkoita, että poistaminen on valmis. Käsittelemme pyynnöt ilman aiheetonta viivytystä ja sovellettavissa lakisääteisissä määräajoissa; kuittaustavoite ei pidennä näitä määräaikoja.

Säilytys riippuu tietojen tarkoituksesta, yrityksen ohjeista, kirjanpito- ja verovelvoitteista, turvallisuudesta ja oikeusvaateista. Yhtä yleistä säilytysaikaa ei sovelleta kaikkiin maihin ja tietoihin. Tositteita, muutoshistoriaa ja yritystietoja voi olla tarpeen säilyttää käyttäjän oikeuksien päätyttyä. Varmuuskopiot voivat säilyä oman elinkaarensa loppuun.

Voit pyytää tilin poistamista mobiilisovelluksen kohdassa Manage tai More → Account and privacy → Request account deletion tai alla linkitetyltä julkiselta poistopyyntösivulta. Sovelluksen toiminto luo tarkastettavan pyynnön, eikä poista heti tiliä tai kirjanpitoa. Käytä julkista reittiä, jos kirjautuminen ei onnistu tai sinulla ei enää ole työtilaa.

Varmistamme pyynnön ja siihen liittyvät tili- ja yritystiedot sekä järjestämme tarpeettomien tietojen poistamisen tai anonymisoinnin. Laillisen velvoitteen vuoksi säilytettävien tietojen käyttö on rajattava kyseiseen tarkoitukseen; tilin jäädyttäminen ei ole poistaminen. Kerromme olennaisista poikkeuksista pyyntöä käsiteltäessä. Henkilökohtaisen tilin poistaminen ei saa poistaa muiden käyttäjien tai yrityksen vaadittua kirjanpitoaineistoa ilman asianmukaista valtuutusta.

11. Valinnat ja oikeudet

Sovellettavan lain mukaan voit pyytää pääsyä tietoihin, oikaisua, poistamista, rajoittamista tai siirrettävyyttä ja vastustaa tiettyä käsittelyä. Voit peruuttaa suostumuksen vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit tehdä valituksen toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, Suomessa tarvittaessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Lähetä pyyntö osoitteeseen privacy@fincoreflow.com ja kerro tilin sähköpostiosoite sekä pyynnön ymmärtämiseen tarvittavat tiedot. Voimme pyytää oikeasuhtaista henkilöllisyyden varmistusta. Älä lähetä salasanaa, kirjautumislinkkiä, kokonaista henkilöllisyysasiakirjaa tai tarpeettomia tositteita ensimmäisessä viestissä. Pyynnöt käsitellään sovellettavissa lakisääteisissä määräajoissa. Palvelu on suunniteltu yrityskäyttöön, ei lapsille.

12. Selosteen muutokset

Päivitämme selostetta palvelun tai tietokäytäntöjen muuttuessa. Hyväksytty versio ja voimaantulopäivä yksilöivät voimassa olevan selosteen. Lisätiedottamista tai suostumusta edellyttävät olennaiset muutokset käsitellään asianmukaisella viestintä- tai suostumusmenettelyllä; pelkkä sivun muokkaaminen ei osoita suostumusta.